ビジネスチャットを全社に一斉に入れると、「使われない」「ルールがなくて混乱する」「費用の説明ができない」ということが起こりがちです。このテンプレートは、全社より先に1つの部署で試し、困りごとを先に出し切ってから広げるための表です(Excel・マクロなし)。特定のチャット製品には依存しません。 1. 先に試す部署の選び方:候補の部署(最大5つ)を、連絡の困りごと・外出の多さ・責任者の協力・端末の用意など8つの観点で ○△× を付けて比べ、合計点と順位を表示 2. 試行計画:「先に試す部署/困りごと/決めたルール/置き換わる費用」の4行の要約、期間、目的、評価指標(試行前・目標・結果から達成/未達を表示)、中間と終了時の聞き取り項目12問 3. 困りごと記録:試行中の困りごとを1件1行で記録。区分別の件数と、「全社展開の前に必要」で未解決の件数を表示 4. 運用ルール18項目:データの保管場所・保存期間・ファイル整理・容量がいっぱいになったとき・業務時間外の連絡・私物スマホを使うときの注意・写真の扱い・社外メンバー・アカウントの停止など。決定/検討中/未着手と、必須で未決定の数を表示 5. 費用と保存容量の試算:利用人数×月額と、通話料・報告のための移動・待ち時間などの置き換わる費用を並べ、「現金の支出の差」と「時間換算を含む差」を分けて表示。初期費用の回収の目安と、保存容量が上限に達するまでの目安も計算(料金・容量は入力式) 6. 全社展開の判断:他のシートの集計と14項目のチェックから、「まだ早い/条件付き/目安を満たす」を表示。判断・理由・次の部署を記録 7. 運用ルールのひな形(テキスト):決めた内容を書き入れて、試行する部署に案内する文 8. コピペ用AIプロンプト10本:聞き取りメモの分類、困りごとへの対応案、ルールの案内文、決裁者向けの費用説明、全社展開の判断メモの下書きなど 記入例つき(架空の部署・数値)と、空欄の記入用の2ファイルを同梱しています。 【対象の方】 製造業などで、ビジネスチャットや新しい連絡ツールを社内に入れたい推進担当・情報システム担当・部門長の方。どの部署から始めるか、どんなルールを先に決めるか、費用をどう説明するかで迷っている方。 【同梱物】 - Excel(記入用・記入例つき)、運用ルールひな形(txt)、AIプロンプト集(txt)、取扱説明書(日本語・英語)、利用条件(日英)、サードパーティライセンス一覧、アイコン 【動作環境・注意】 - Excel形式(.xlsx、マクロなし、外部通信なし)。制作時はLibreOfficeでの再計算を確認済み。Microsoft Excel・Googleスプレッドシート・Macでの動作は未確認です。 - 特定のビジネスチャット製品と連携する機能はなく、製品名・料金は入っていません。料金・保存容量は、お使いの(検討中の)サービスの公式の案内で確認して入力してください。 - 試算と判断の表示は、入力した見込みにもとづく目安です。導入の効果や判断の正しさを保証するものではありません。時間を金額に換算した額は、実際の支出が減ることを意味しません。 - 運用ルールは、所属組織の情報セキュリティ・就業に関する規程に合わせて決めてください(法務・労務の助言ではありません)。 - AIプロンプトの出力は誤りを含むことがあります。ご自身で確認してください。社外秘情報や個人情報をAIサービスに入力する場合は、所属組織のルールと各サービスの規約に従ってください。AIでの実際の出力は制作時に未確認です。 - ライセンス:購入者が所属する会社・団体・チーム内での共有と業務利用は可。組織外への提供・再配布・転売は禁止。 - サポート:BOOTHのメッセージ機能のみ(動作しない場合の原因確認と使い方の質問。個別カスタマイズ・環境構築の代行・データ内容の相談は対象外。回答は7営業日以内(土日祝日を除く)が目安)。 - 返金:BOOTHの規定に従います。 【関連記事】 noteの「二足のわらじ技師」(マガジン「現場からのDX・AI推進ノート」)で、ビジネスチャットを全社より先に1つの部署で試し、無料の保存容量がすぐ足りなくなった話を書いています。