「社内から回答は来ていたけれど、お客様にはもう伝えたんだっけ？」 証券売買・取次窓口で、取引内容の照会への対応を担当するあなたへ。 回答を受け取った記憶はあっても、それだけではお客様への連絡まで済んだか分からない。次の問い合わせに取りかかる前に、気になる照会を確かめておきたいよね。 この照会管理表は、社内からの回答と、お客様へ伝えた記録を分けて整理するためのExcel補助表です。正式な記録を確認して、照会の内容、回答を受けた日とその参照先、伝えた日とその参照先を入力すると、「社内回答待ち」「顧客連絡待ち」「連絡記録あり」が同じ行に表示されます。 「回答は届いているけれど、連絡の記録がまだない」。そこが見えれば、回答が来た安心感だけで、その照会を済んだものとして扱わずにいられます。入力に不備があるときは「要確認」と理由が出るので、記録のどこを確かめたいかも分かります。 「この件は、回答を確認してお客様に連絡しよう」「こちらは、まず元の記録を見直そう」。一覧を見ながら、次に取りかかることを整理できます。「連絡記録あり」は、正式な記録に伝えた実績があるという目印。お客様とのやり取りが落ち着いたかどうかは、その記録に戻って確かめたいところです。 回答を受け取ったところで一息ついたあとも、お客様へ伝える仕事が残っていないか。この表を、次の一件に進む前の確認に使ってください。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com