Business Japanese Email Templates｜47通・英語訳と解説つき｜ビジネスメール文例集【Word】
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47 Japanese business emails for 26 situations, with English translations and notes. This is a collection of ready-to-use Japanese emails for people who work in Japan and write business emails in Japanese. For each situation, there is an email for people inside your company (Level 1: colleagues and your manager) and for people outside your company (Level 2: clients and other companies; more formal). Every email has an English translation and short notes that explain the useful phrases and what to avoid. Copy the Japanese text, replace the parts in 【 】 with your own information, and send. (【 】 marks a placeholder, a part that you replace. Example: 【相手の名前】 means "the recipient's name", so you write a name such as 田中.) The English translations and notes have not been checked by a native English speaker (see "Before you buy" below).
Who this is for
・People who work at a Japanese workplace, who read English, and who write emails in Japanese. You can read some Japanese, but you are not confident with polite forms (keigo, the respectful and humble forms of Japanese) and set phrases.
Who this is not for
・People who cannot read Japanese characters at all. There is no romaji (Japanese written in the Latin alphabet) and no furigana (reading aids above the characters). ・People who want someone to write, proofread, or translate their emails. The seller cannot do this.
The 26 situations
Introducing yourself / Writing to someone for the first time / Asking someone to send information / Asking someone to check a document / Asking a question / Accepting a request / Declining a request / Asking for more time / Arranging a meeting date / Asking to change a date / Replying to an invitation / Telling your team you will be late or absent / Thanking someone after a meeting / Thanking someone for their help / Apologizing for a late reply / Apologizing for a mistake and correcting it / Apologizing for a delay / Reminding someone to reply / Reporting progress / Asking your manager for advice / Confirming what was agreed / Sending an attachment / Sharing or forwarding information / Asking to visit / Year-end and New Year greetings / Announcing a transfer or departure (21 situations have both levels and 5 situations have only one level, so there are 47 emails in total. For example, a progress report goes to your own team, so there is only a Level 1 email.)
What is not included
・47 emails. The subject and the body are in separate boxes, so you can copy each one. ・An English translation and notes for every email. A sample email is shown in image 3. ・How to use the collection, and a table that explains what to write in each 【 】. ・Parts of a Japanese business email, subject lines, openings and closings, a politeness table (honorific forms for other people's actions, humble forms for your own), phrases that can sound rude and how to fix them, and a checklist before you send.
File and requirements
・One Word file (.docx). ・Made for Microsoft Word (Microsoft 365 or 2021). The layout may look different in other software. ・Japanese fonts (for example, Yu Gothic) must be installed on your computer. If they are not installed, the Japanese text may not be displayed correctly.
Before you buy
◇Quality ・The Japanese emails were drafted with generative AI and checked by the seller, who is a native Japanese speaker. ・The English translations and notes were drafted with generative AI. They have not been checked by a native English speaker. For an important email, please also ask your manager or a colleague who knows Japanese well. ・Company names and personal names in the emails are all placeholders, such as 【会社名】 (company name). No real companies or people are used. ◇Use ・You may use the emails for your own job and your own life. Please do not sell, share, or publish this file or its contents. ・The seller cannot give individual advice, proofreading, or customization. What you type stays in your own file. ◇Updates ・The content is as of October 18, 2026. It will not be updated after you buy it.
Refunds and questions
・If the product has a defect (for example, the file cannot be opened, a typing mistake, or a missing page), please contact the seller within 7 days of purchase through BOOTH messages. Please tell us the software you use and any message you see. This helps us check faster. If we can confirm the defect, we will refund you. ・After 7 days, we will still deal with product defects according to the BOOTH terms. ・Your opinion about the content or your preference is not a defect. Please check the images and the list above before you buy. ・Questions may be sent in Japanese or in English. Replies may take some time.
この商品について
日本の職場で働く外国人の方が、日本語のビジネスメールを書くときに使える文例集です。社内あて(Level 1: 同僚と上司)と社外あて(Level 2: 取引先など。より丁寧)の2段階で、26の場面に47通の文例を収録しています(21場面は2段階、5場面は1段階の文例です)。各メールに、英語の訳と、言い回しの使い分けの解説がついています。日本語の本文をコピーして、【 】の部分を書き換えて使います(【 】は書き換える箇所の印です。例: 【相手の名前】には、田中のように、相手の名前を入れます)。英語の訳と解説は、英語の話者による確認をしていません(「ご購入にあたって」を参照)。 ■向いている人・向いていない人 ・向いている人: 日本の職場で、日本語のメールを書く英語話者(英語を共通語として読む人を含む)。敬語や定型の言い回しに自信がない人。 ・向いていない人: 日本語の文字が全く読めない人(ローマ字やふりがなはありません)。メールの代筆、添削、翻訳を依頼したい人。 ■収録している場面(26) 自己紹介／初めての相手への連絡／情報・資料の送付依頼／資料の確認依頼／質問／依頼を引き受ける／依頼を断る／期限の延長のお願い／日程調整／日程変更のお願い／会議の出欠返信／遅刻・休みの連絡／打ち合わせのお礼／手伝ってもらったお礼／返信遅れのお詫び／ミスの訂正とお詫び／納期の遅れのお詫び／催促／進捗報告／上司への相談／内容の確認／添付ファイルの送付／情報共有・転送／訪問のお願い／年末年始のあいさつ／異動・退職のあいさつ ■内容 ・文例47通(件名と本文は別々のセルに入っていて、それぞれコピーできます) ・各メールの英語訳、使い分けの解説(英語)。サンプルは画像3にあります ・使い方、【 】に入れる語の表、メールの基本構成、件名の型、書き出しと結び、丁寧さの早見表(尊敬語・謙譲語)、失礼になりやすい書き方と直し方、送信前のチェックリスト ■できないこと ・メールの添削、翻訳、代筆、個別の相談 ・相手や会社の決まりに合わせた文面の保証(丁寧さは、役職、関係、会社のルールでも変わります) ・在留資格、契約、会社の制度などの説明 ■ファイルと動作環境 ・ファイル: Word 文書(.docx)1点 ・動作環境: Microsoft Word(Microsoft 365 または 2021)を想定しています。他のソフトでは表示が変わる場合があります。 ・日本語のフォント(游ゴシックなど)が入っている環境で使ってください。入っていない場合、日本語が正しく表示されないことがあります。 ■ご購入にあたって ◇品質について ・日本語の文例は、販売者が生成 AI で下書きを作り、日本語を母語とする販売者が確認しました。 ・英語の訳と解説は、生成 AI で下書きを作りました。英語の話者による確認はしていません。重要なメールは、上司や日本語に詳しい同僚にも確認してもらってください。 ・文例の会社名や人名は、すべて【会社名】のような書き換え用の印で、実在の会社や人物は使っていません。 ◇利用範囲 ・ご自身の仕事や生活での利用を想定しています。このファイルや内容の販売、共有、公開はできません。 ・個別の相談、添削、カスタマイズは、お受けできません。入力した内容は、お手元のファイルの中だけに残ります。 ◇更新 ・2026年10月18日時点の内容です。購入後の内容の更新は、予定していません。 ■返金と問い合わせ ・商品に不具合(ファイルが開けない、誤字、落丁など)がある場合は、購入から7日以内に、BOOTH のメッセージでご連絡ください。使っているソフトと表示された内容を、分かる範囲で添えていただくと、早く確認できます。確認できた場合は、返金に対応します。 ・7日を過ぎた場合も、商品の不具合については、BOOTH の規約に沿って対応します。 ・内容の優劣や好みは、不具合に当たりません。購入前に、画像と内容の一覧をご確認ください。 ・問い合わせは、日本語でも英語でも受け付けます。返信には時間がかかることがあります。