「あの協会からの質問、担当部署から回答は来ていたかな？」 信用保証再保険機関で、信用保証協会向けの説明会運営を担当するあなたへ。 議事メモには質問が残っていて、部署への依頼や回答はメールの中。 協会へ返事をしたいのに、まだ待っているのか、届いた回答を確認するところなのかで手が止まる。 質問ごとに相手も担当部署も違うから、全部覚えておくのも大変だよね。 そんなときに使ってほしいのが、「信用保険説明会の質問・回答待ち整理表」です。 制度について受けた質問と担当部署、依頼した日や合意した回答予定日を入力し、届いた回答の日付と原文の所在を記録します。 その記録から、部署ごとの回答待ちや、予定日を過ぎている質問を確認できます。 ただ、「回答待ち」と出ていても、連絡する前に確かめたいものはあるよね。 この表では、回答の日付や原文の所在が足りない質問も分かります。 「この質問は部署に状況を聞こう。こちらは受け取ったメールを先に確かめよう」と、記録を見ながら次にすることを選べるんだ。 受け取った回答は、記録した文書名やメール件名などを手掛かりに、原文に戻って内容を確認できます。 担当部署へ聞くときも、質問の要点を添えて「この件の回答状況を教えてください」と話を始められる。 説明会が終わっても続くやり取り。まず声をかける先が決まると、次の一通を書き始められるね。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com