【GAS】Googleフォームの回答にお礼を自動返信し、担当へ通知、表に集計する仕組み
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Googleフォームに回答が届くと、その場でこんなお礼メールが相手に返ります。 Google Apps Script(GAS)で動きます。 件名: 【自動返信】お問い合わせを受け付けました 佐藤 花子 様 お問い合わせありがとうございます。 次の内容で受け付けました。 ・お問い合わせの種類:体験の申し込み ・ご希望の日:10月25日(土)午前 2営業日以内に、担当者からご連絡いたします。 あなたにも回答の中身が1通で届き、それに「返信」すると回答した人に届きます。 相手を待たせず、見落としもなくなり、件数は表に自動でたまります。Googleの無料の機能(Google Apps Script)で動きます。 ■ 働きは3つ ・回答した人へ、お礼のメールをすぐ返す(名前や回答の中身を差し込めます) ・担当者へ知らせる(回答のたびに1通、または毎朝まとめて1通) ・スプレッドシートの「集計」に、日ごと・種類ごとの件数を自動で足す お礼の文・担当者のアドレス・通知の仕方は、表「設定」に書きます。書きかえれば次の回答から反映されます。 メール欄が空・形が違う回答にはお礼を送らず、表「ログ」に理由を日本語で残します。同じ回答に2度は送りません。 ■ ダウンロードできるもの 手順書(PDF・40ページ)。付録にプログラムの全文が入っています。 ご自分のGoogleアカウントに6つのSTEPで組み立てます。フォームの作り方から書いてあるので、まだフォームが無い方もそのまま進めます。作業は30分ほどと見ています。 ■ 変えられること ・お礼メールの件名と本文(差し込みの印を書くだけ) ・担当者のアドレス(複数も可)と、通知のタイミング ・集計の区切り(日ごと・種類ごと) ・フォームの質問を足しても、表の列名を合わせるだけで動きます ■ 向いている方 ・Googleフォームで問い合わせ・申し込み・予約を受けている、教室・小さな店・個人事業主の方 ・相手を待たせたくない方、返事の抜けをなくしたい方 ・Googleフォームは使っているが、プログラムは書いたことがない方 ■ 向いていない方 ・パソコンが無く、スマートフォンだけで作業したい方 ・Googleフォーム以外のフォーム(ホームページの問い合わせ欄など)の方 ・お礼の文そのものをAIに書かせたい方(決めた文を差し込んで送る商品です) ■ 正直にお伝えしておくこと ・無料のGmailは1日100通まで(お礼と通知の合計)。多い方は通知を「毎朝まとめ」にします ・許可の画面に「スプレッドシートの表示、編集、作成、削除」「ユーザーとしてメールを送信」と出ます。Googleの決まりで、プログラムが触るのは回答の表1つと送信だけです。あなたのメールを読む許可は求めません。全文を手順書で確かめられます ・個別のご質問はお受けしていません。設定の代行をご希望の方は、ショップのメッセージからご相談ください。つまずきやすい所と直し方は、手順書に20の場面に分けてまとめました ・ほかに料金はかかりません ・Googleの仕様変更で、将来動かなくなることがあります ・ダウンロード商品のため、購入後の返品・返金はお受けできません ■ 作った人について 沖縄県読谷村で、2010年から一人で仕事をしています。同じ型の手順書で「Gmailの仕分けと朝のまとめ」「在庫と期限の見張り」も並べています。
