【GAS】フォームの申込から受付票・領収書・参加証をPDFで自動発行し、メールで送る仕組み
- Digital1,000 JPY

Googleフォームに申込が届くと、Googleドキュメントで作ったひな型に名前や回答が差し込まれ、PDFになって申込者にメールで届きます。Google Apps Script(GAS)で動きます。 件名: 【受付票】お申し込みを受け付けました(PDF付き) 佐藤 花子 様 お申し込みありがとうございます。 受付票を添えてお送りします。 ・お申し込みの講座:秋の体験講座 ・参加費:3,000円 受付票を1枚ずつ作って送る手間がなくなり、申込が増えても夜の作業になりません。 ■ 働きは4つ ・ひな型を複製し、{{名前}} {{日付}} {{通し番号}} などの印を回答の中身で置きかえて、PDFにする ・Googleドライブの決めたフォルダに、決めた名前(例: 受付票_0001_佐藤 花子.pdf)で保存する ・申込者へ、PDFを添えたメールを送る(文は表に書きます) ・回答の表のその行に、通し番号・PDFの場所・送信日時・結果を書く。同じ申込に2度は作りません 受付票・領収書・参加証の3つのひな型が自動で作られます。文字を直すだけで、自分の書類になります。 メールアドレスの欄が空の申込には、PDFだけ作って保存し、理由を日本語で残します。 ■ 領収書について 宛名・金額・但し書き・発行日・発行者・インボイスの登録番号の欄を入れた、日本の慣わしに合わせたひな型です。金額は {{参加費|金額}} のように書くと 3,000 の形にそろいます。申込と同時に支払いが済む講座なら自動で、振込を確かめてから出したい場合は PDF だけ作って手で送る使い方もできます。 ■ 使い道 講座・教室・イベントの受付票/参加費の領収書/当日に持ってきてもらう参加証/申込内容の控え ■ ダウンロードできるもの 手順書(PDF・52ページ)。付録にプログラムの全文が入っています。 ご自分のGoogleアカウントに6つのSTEPで組み立てます。フォームの作り方から書いてあるので、まだフォームが無い方もそのまま進めます。作業は40分ほどと見ています。 ■ 変えられること ・ひな型(Googleドキュメント。表・ロゴ・ヘッダーも使えます) ・PDFのファイル名、保存先のフォルダ ・メールの件名と本文、差出人の名前 ・通し番号を振るか、メールを送るか(PDFだけ作ることもできます) ・控えを自分にも届けるか ■ 向いている方 ・Googleフォームで講座・イベント・教室の申込を受けている、個人事業主・教室・サークル・小さな店の方 ・受付票や領収書を1件ずつ作って送るのをやめたい方 ・Googleフォームは使っているが、プログラムは書いたことがない方 ■ 向いていない方 ・パソコンが無く、スマートフォンだけで作業したい方 ・Googleフォーム以外のフォームの方 ・Word や Excel のひな型をそのまま使いたい方(Googleドキュメントに作り直します) ■ 正直にお伝えしておくこと ・無料のGmailは1日100通までです ・許可の画面に「スプレッドシート」「Googleドキュメント」「Googleドライブのファイル」「ユーザーとしてメールを送信」と出ます。Googleの決まりで、プログラムが触るのは回答の表・指定したひな型とフォルダ・送信だけです。あなたのメールを読む許可は求めません。全文を手順書で確かめられます ・個別のご質問はお受けしていません。設定の代行をご希望の方は、ショップのメッセージからご相談ください。つまずきやすい所と直し方は、手順書に25の場面に分けてまとめました ・ほかに料金はかかりません ・Googleの仕様変更で、将来動かなくなることがあります ・ダウンロード商品のため、購入後の返品・返金はお受けできません ■ 作った人について 沖縄県読谷村で、2010年から一人で仕事をしています。同じ型の手順書で「フォームの自動返信と集計」「Gmailの仕分けと朝のまとめ」「在庫と期限の見張り」「請求書の期限おしらせ」も並べています。
