【概要】 顧客名簿、カルテ、予約データ、LINE友だち、メールリスト。 お店を続けていると、お客様の情報は少しずつ増えていきます。 「誰がどこに保管しているのか、店の中でも決まっていない」 「ネット予約を始めるのに、プライバシーポリシーに何を書けばいいかわからない」 「写真掲載やDMのとき、お客様にどう説明して同意をもらえばいいのか迷う」 「BCC忘れやスマホの紛失が起きたら、最初に何をすればいいのか決めていない」 そんな不安に向けて、スタッフ0〜5人の小さなお店でも回せる範囲の 社内ルールの記入例、プライバシーポリシーの項目チェック、同意の説明文、 日常のチェックリスト、もしものときの初動手順と連絡文をまとめました。 すべて[ ]を埋めるだけの穴埋め式で、スマホでもコピペして使えます。 個人経営の飲食店・美容サロン・整体院・教室・小売店・訪問サービスなど、 お客様の名前や連絡先を預かるお店向けです。 【収録内容(全9ファイル)】 ・00 はじめにお読みください(困りごと・使い方3ステップ・[ ]の埋め方・トーンの選び方・注意事項) ・01 お店の個人情報 取り扱いルール(集める情報・利用目的・保管・アクセスできる人・持ち出し禁止・廃棄・委託先・漏えい時の対応の項目と記入例) ・02 プライバシーポリシーに入れる項目チェック(17項目と店舗向け記載例。HP・ネットショップ・予約ページ別のポイント)※ひな形ではなく項目例です ・03 同意の取り方と説明文例20本(会員登録・アンケート・写真掲載・DM送付・LINE登録・カウンセリングシート・防犯カメラ掲示など) ・04 日常のチェックリスト(CSV・40項目。紙・PC・スマホ・クラウド・スタッフ・委託先/頻度・担当・確認日つき) ・05 もし漏れたら 初動の手順と連絡文(誤送信・紛失・不正アクセスの初動、記録シート、相談先の名称、お客様へのお詫び・お知らせ文5本) ・06 よくある失敗20(BCC忘れ・カルテの置き忘れ・私物スマホ・退職者のアカウントなど。防ぐひと手間つき) ・90 ChatGPT修正プロンプト10本(自店用への書き換え・トーン調整・短縮・業種合わせ・NG表現チェック・お詫び文の点検など) ・91 使わない言葉と言い換え表(守れない約束・法令の断定・責める表現・同意の押しつけなど40組) 形式:テキスト(.txt)・CSV。Excel・Googleスプレッドシート・Numbersで開けます。 【使い方】 1. 01を見ながら、店にあるお客様情報(紙・PC・スマホ・LINE・予約システム)を全部書き出す 2. 01の記入例の[ ]を埋めて、自店の取り扱いルールにする 3. HP・ネットショップ・予約ページがあれば、02で項目を確認して自店のポリシーを書く 4. 会員登録・写真掲載・DMなど、説明が必要な場面は03から文面を選ぶ 5. 04のチェックリストを月1回、10分ほどで回す 6. 05を印刷して、すぐ取り出せる場所に置いておく 【こんな方に】 ・顧客名簿・カルテ・予約データの管理方法を、店の中で決めておきたい店主 ・ネット予約やネットショップを始めるにあたり、プライバシーポリシーの項目を確認したい方 ・写真掲載・アンケート・DM・LINE登録の説明文を、失礼なく書きたい方 ・スタッフやアルバイトに、お客様情報の扱い方を伝える材料がほしい方 ・誤送信や紛失が起きたときの動き方を、先に決めておきたい方 【注意事項】 ・本商品は、小さな事業者向けの一般的な考え方と文面の例です。法的助言ではありません。 ・個人情報保護法などの法令・ガイドラインは改正されることがあります。義務の範囲・報告の要否・期限などは、個人情報保護委員会の最新情報を確認し、必要に応じて弁護士などの専門家にご相談ください。 ・02はプライバシーポリシーの「ひな形」ではなく、入れることが多い項目と記載例です。自店の実態に合わせて作成してください。 ・業種によっては、資格に関わる守秘義務や業界団体のルールが関係する場合があります。 ・ChatGPTなどのAIの出力は、そのまま使わず、事実(保管場所・委託先・連絡先・法令の内容)を確認したうえでご利用ください。AIにお客様の実際の個人情報を入力しないでください。 ・LINE・予約システム・ネットショップなど各サービスの規約・設定は、各サービスの最新情報をご確認ください。法令・各プラットフォーム規約の確認は購入者の責任でお願いします。 ・購入者ご本人、または購入者ご本人の事業での利用に限ります。再配布・転売・第三者との共有は禁止です。 ・トラブルの防止や売上・集客などの成果を保証するものではありません。