「同じ時間帯を希望している方が何人かいるけれど、先に連絡した方の返事はどうなっていたかな？」 予約システムが止まり、空き枠が決まる前の希望受付と連絡を担当するあなたへ。 希望を受け付けながら連絡も進めていると、次の方へ声をかけてよいか、迷うことがあるよね。先に連絡した方がまだ検討中なら、その返事も確かめておきたいところです。 この受付表に、受付番号や受け付けた日時、希望する枠、連絡の状況を入力すると、同じ枠で誰から連絡状況を確認するかが分かります。記入漏れや受付番号の重複も表示されるので、順番を見る前に、記録を確かめたい箇所にも気づけます。 連絡中の方については、連絡期限と、確認の基準にする日時を入力すると、その時点で期限を過ぎているかも分かります。「期限は過ぎているけれど、まだ返事を確かめていなかった」。そんなときも、先に受け付けた方は順番に残るので、まず意思を聞き直す相手を見つけられます。 「この方の返事を確認してから、次の連絡を考えよう」。受付表を見ながら、実際の空きや定員、すでに交わした約束と照らし合わせて判断できます。返事が届いたら同じ行に結果を記録し、辞退を確認できたら状況を書き直す。変更に合わせて順番も見直されるので、続きの連絡を考えるときにも使えます。 お待ちの方へ声をかける前に、今どこまで話が進んでいるかを確かめる。そのひと呼吸を、この受付表が手伝います。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com