「どの業務を自動化すればいいか分からない」ときに、各部署に定型的なパソコン作業を書き出してもらい、頻度と所要時間から年間時間に直して、「すぐ着手/準備してから/対象外(今は見送り)」に仕分けるためのExcelワークシートとAIプロンプト集です。RPA・Excelの改善・生成AIなどで自動化する業務を選ぶ前の下調べに使えます。 ■ こんな方に ・製造業などで、業務の自動化(RPA・Excelマクロ・生成AI)の検討を任された推進担当の方 ・情報システム担当、管理部門の担当の方 ・部署ごとに聞いても回答の粒度がバラバラで、一覧や優先順位にまとめるのが大変な方 ■ できること 1. 部署に配るヒアリングシート(A4横・1枚10業務):業務名、業務の流れ、今困っていること、頻度、回数、1回の所要時間、入力元・出力先、元データの形式、判断の有無、例外の多さ、紙の有無、効果見込み、備考 2. 年間時間の自動計算:頻度(毎日/毎週/毎月/毎年)と所要時間から年間時間を計算。時間単価を入れると金額の目安も出ます 3. 優先度の仕分け:「年間時間」「ルールの明確さ」「データの整い具合」の3つの点で、すぐ着手/準備してから/対象外に仕分け、「準備の中身(様式の統一・紙のデータ化・ルール決めなど)」や見送りの理由も表示 4. 優先度一覧と集計:仕分け順・年間時間の大きい順の一覧、仕分け別・部署別の件数と年間時間、「大物」(年間時間の大きい業務)の件数と割合。0件の部署も分かります 5. 入力チェック:部署名・業務名の空欄、選択肢以外の文字、回数や時間の誤り(文字・0・マイナス)を知らせ、正しい行だけを集計 6. 対象外チェックリスト:判断が入る、紙の読み取りが要る、例外が多い、様式がバラバラ など10の観点と、当てはまったときの扱いの例 7. 1枚の報告:総括と次の一手を書くと、集計の数字・上位5件とあわせてA4縦1枚に 8. AIプロンプト10本(ChatGPT・Claude などにコピーして使用):依頼文の作成、業務の流れを手順に分解、向き不向きの判定、回答の粒度をそろえる、書き漏れを引き出す質問、判断基準の書き出し、例外の一覧化、報告用の要約、想定質問、手順書のたたき台 ■ 同梱物 ・Excelワークシート(記入例なし/記入例あり。記入例は架空の製造業で、部署名・業務・数字はすべて架空です) ・AIプロンプト集(Markdown/テキスト) ・取扱説明書・利用条件(日本語/英語)、サードパーティライセンス一覧、商品アイコン ■ 動作環境 ・LibreOffice Calcで計算式・入力チェック・並べ替え・集計・印刷範囲を確認済みです。 ・Microsoft Excel(Windows/Mac)・Googleスプレッドシートでの動作は未確認です(標準的な関数のみ使用、マクロなし)。 ・AIプロンプトは、実際のAIサービスでの出力を販売者は確認していません。 ■ ご注意 ・年間時間・金額・仕分けは、回答されたおおよその頻度と所要時間から一定の基準で計算した目安です。自動化の効果や成功を保証するものではありません。対象の決定は、費用や現場の事情などを踏まえてご判断ください。 ・AIの出力は正しいとは限りません。内容は必ずご自身で確認してください。社外秘情報や個人情報をAIサービスに入力する場合は、所属組織のルールと各サービスの利用規約に従ってください。 ■ 関連記事 noteの「二足のわらじ技師」(マガジン「現場からのDX・AI推進ノート」)で、このヒアリングのやり方の背景を書いています。 ■ ライセンス・サポート・返金 ・購入者の所属する会社・団体・チーム内での共有と業務利用ができます。組織外への提供・再配布・転売はできません。 ・サポートはBOOTHのメッセージ機能でのみ受け付けます。範囲は「動作しない場合の原因確認」と「使い方の質問」です(個別カスタマイズ、環境構築の代行、お客様のデータ内容の相談は対象外)。回答は7営業日以内(土日祝日を除く)が目安です。 ・返金はBOOTHの規定に従います(販売者独自の返金保証はありません)。 販売者:HITOTEMA-BUNGU