「この社内文書、短くして共有したい。でも、『この場合に限る』まで削ってしまっていないかな？」 社内文書を読み手や用途に合わせて編集するあなたへ。 伝えたいことを絞るほど、残しておきたい条件や例外が気になるよね。読みやすく整えたつもりでも、元の文書と意味が変わっていたら、そのまま渡すのはためらうと思います。 そんなときに使ってほしいのが、要約を外部AIに頼むための指示文を50本収めた、56頁のPDFです。目的に合う指示文を選び、原文と、誰に何のために伝えるか、必ず残したい条件を添えてAIに渡すと、要約案とともに、根拠となる原文の位置や条件・例外、確認が必要な点を受け取れます。 たとえば、短くした案を見て「この条件はどこに残っている？」と思ったとき。原文との対応を整理する指示文もあるので、文章の印象だけで決めず、元の記述と照らして確かめられます。読み手に合わせて、どこから読むとよいかを考えるための指示文も選べます。 AIの返答を原文と照らし合わせれば、「ここは共有文に使えそう」「ここはまだ確認してからにしよう」と、自分で採否を考えられるね。足りない材料や食い違いがあれば補って、もう一度確かめる。確認できた草案から、相手に渡す文章へ整えていきましょう。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com