「了承はいただいているけれど、今の数量と届け先を確認した返事だったかな？」 障害対応中に電話などで受けた通販注文の確認を担当するあなたへ。 回答の記録はある。でも、その後に注文内容が変わっていると、どの内容への返事だったのか、元資料をたどり直すことになるよね。発送へ進める前に、そこは確かめておきたいところです。 そんなときに使ってほしいのが、Excelの「代替受付注文の確認回答回収表」です。注文を識別する番号と、現在の内容の版、お客様が確認した版、回答、その根拠となる記録を入力すると、確認の状況が同じ行に表示されます。 たとえば「了承」と記録していても、二つの版が違えば「再確認待ち」と分かります。返事があるかどうかだけでなく、今の内容に対する返事かを見直すきっかけになるんだ。変更希望への対応が残っていることや、回答の根拠の記入が足りないことも、結果欄で確認できます。 「この注文は、今の内容でもう一度聞いておこう」。そう判断できたら、元資料で数量と届け先を確かめて、お客様に伝える用件を整理できます。確認したいことが定まれば、電話でも何を聞くか迷わず話を切り出せるね。 いただいた返事と、その根拠を残して、次の仕事へ。注文ごとの確認を進めるための表として、受付のそばに置いて使ってください。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com