「ペーパーレスを進めて」と言われたけれど、どの紙から減らせばいいか分からない。そんなときに、紙の帳票を書き出して同じ物差しで採点し、始める順番を決めるためのExcelワークシートとAIプロンプト集です。費用がほとんどかからず効果が目に見えるものから小さく始め、専用の仕組みが必要なものは無理に進めず「後回し」として見える形に残します。 ■ こんな方に ・製造業などでペーパーレスを任された推進担当・総務・情報システム担当の方 ・紙の帳票やFAXが多い職場の管理者の方 ・大きなシステム導入の話になって止まってしまう、拠点やパソコン環境ごとに手順が違って問い合わせが増える、という方 ■ できること 1. 棚卸しシート(30行):帳票名、使う部署、社外とのやり取りの有無、頻度、月の枚数、1枚あたりの手間(分)、保管方法、保管期間・決まり、困りごと。入力チェックつき 2. 採点と仕分け:「費用」「準備の手間」「効果の見えやすさ」「現場の抵抗感」を1〜3で採点すると、合計点で「すぐやる/試しに一部で/後回し」に自動で振り分け、順位を表示。境目の点数は変更でき、「費用が1(専用の仕組みが必要)のものは『すぐやる』にしない」設定もあります 3. 減らせる量の目安:月の枚数と手間から、減らせる紙(枚)・紙代(円/年)・時間(時間/年)と、参考の金額を表示 4. 展開用の手順書ひな形:拠点・部署・パソコン環境を選ぶと、見るべき手順と「開く→」リンクを表示する目次と、手順シートの型(始める前の確認、手順、うまくいかないとき) 5. 現場の声:紙をやめることへの不安・反対の声と、対応案・試す範囲を記録 6. まとめ1枚:仕分けの件数、上位8件、減らせる量の目安、前提、次の一手をA4縦1枚に 7. AIプロンプト10本(ChatGPT・Claude などにコピーして使用):聞き取りメモから帳票を書き出す、質問リストづくり、採点の下書き、採点の偏り・抜けの指摘、社外とのやり取りがある帳票の確認事項、環境別の手順書の下書き、「うまくいかないとき」づくり、現場への案内文、不安の声への回答案、上司向けの1枚まとめ ■ 同梱物 ・Excelワークシート(記入例なし/記入例あり。記入例は架空の製造業の例で、帳票名・枚数・金額はすべて架空です。手順書の記入例は、パソコンから直接FAXを送る手順(2つの環境)と、図面を画面で検図する手順の一般的な例です) ・AIプロンプト集(Markdown/テキスト) ・取扱説明書・利用条件(日本語/英語)、サードパーティライセンス一覧、商品アイコン ■ 動作環境 ・LibreOffice Calcで計算式・入力チェック・仕分け・順位・目次の表示・印刷範囲を確認済みです。 ・Microsoft Excel(Windows/Mac)・Googleスプレッドシートでの動作は未確認です(標準的な関数のみ使用、マクロなし)。目次の「開く→」リンクをクリックしたときの移動は未確認です(移動しない場合はシート見出しから開けます)。 ・AIプロンプトは、実際のAIサービスでの出力を販売者は確認していません。 ■ ご注意 ・減らせる紙代・時間・金額は、入力した枚数・手間・単価からの目安です。実際の削減を保証するものではありません。時間の金額は参考で、人件費が実際に減るとは限りません。 ・帳票の保管期間や電子保存の可否など、法令・社内規程に関わる点は判断しません。所属組織の担当部署に確認してください。 ・AIの出力は正しいとは限りません。内容は必ずご自身で確認してください。社外秘情報や個人情報をAIサービスに入力する場合は、所属組織のルールと各サービスの利用規約に従ってください。 ■ 関連記事 noteの「二足のわらじ技師」(マガジン「現場からのDX・AI推進ノート」)で、紙を減らす順番の決め方と手順書の作り方の背景を書いています。 ■ ライセンス・サポート・返金 ・購入者の所属する会社・団体・チーム内での共有と業務利用ができます。組織外への提供・再配布・転売はできません。 ・サポートはBOOTHのメッセージ機能でのみ受け付けます。範囲は「動作しない場合の原因確認」と「使い方の質問」です(個別カスタマイズ、環境構築の代行、お客様のデータ内容の相談は対象外)。回答は7営業日以内(土日祝日を除く)が目安です。 ・返金はBOOTHの規定に従います(販売者独自の返金保証はありません)。 販売者:HITOTEMA-BUNGU