「申込フォームだけ止まっている。代わりの受付先は、どの部署に聞けばいい？」 サイトの問い合わせ窓口を担当するあなたへ。 ほかのフォームは動いていても、利用者が使いたいフォームから送れなければ、別の案内先が必要だよね。手元の資料を見ても、担当部署と受付先が結びつかず、返事に迷うこともあると思います。 そんなときに使ってほしいのが、「問い合わせフォーム別の受付経路確認表」です。調べた担当部署や普段の受付先、停止中の代わりの受付先をフォームごとに入力すると、まだ情報が足りないところや、確認が残っているところが表示されます。 たとえば、申込フォームの担当は営業窓口と分かったけれど、代わりの受付先は空欄。その行には「代替先未設定」と表示されるので、部署が分かっただけで案内の準備まで済んだつもりにならず、残る確認に目を向けられます。 「営業窓口に、停止中でも受け付けてもらえる連絡先を相談しよう」 どこに何を聞きたいのかが見えてくると、問い合わせの用件も具体的になるね。教えてもらった受付先は同じ表に書き足せるので、回答を受けて記録を整えていけます。 利用者へ伝える前には、その受付先で実際に受け付けられることと、案内してよいことを担当部署や元の資料で確かめておこう。「こちらへご連絡ください」と伝えるために、まずは聞く相手と、確かめたいことを手元に揃えておきませんか。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com