臨時の電話・メール受付は今日で終了。でも、まだ解決していない受付は、通常窓口にきちんと引き継げているだろうか。 臨時受付の終了と引継ぎを担当するあなたへ。 受付の一覧が残っていても、引継ぎ先が受け取ったかまで分からないと、気になる案件が残るよね。そんなときに使ってほしいのが、臨時受付の引継ぎ状況を確認するExcelの記録表です。 受付番号に、通常窓口の管理番号や引継ぎ先、受領の確認状況、受付内容が分かる資料の参照先を添えると、入力に不備がある受付、引継ぎに必要な情報が足りない受付、記録がそろった受付が分かります。確認が必要な箇所も表示されるので、「この受付は、何が分かれば引継ぎを確かめられる？」を整理できます。 「引継ぎ先は分かっている。あとは受け取ってもらえたか確認しよう」。そう判断できれば、元の記録と照らし合わせて、相手に確かめたいことを絞れるね。確認できた情報は同じ受付の記録に戻して、引継ぎの経過を残せます。 「記録済」は、問い合わせが解決したという意味ではありません。必要な情報と受領確認がそろったという目印です。臨時受付を閉じたあとも、何をどこへ引き継いだか、たどれる形で残しておこう。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com