「受け取りました」と返信は来た。でも、変更への承認までいただけたんだっけ？ 電子部品メーカーの本社で、製品変更通知の案内と顧客回答の回収を担当するあなたへ。 通知を送ったあと、受領の連絡も、評価についての返事も同じメールのやり取りに届く。 社内から回収状況を聞かれても、「返信はあります」の先を答えるには、もうひと確認がいるよね。 顧客ごとにお願いしている内容も違うから、返信の有無だけでは話が終わらない。 そんなときに使ってほしいのが、「製品変更通知の顧客回答回収表」です。 顧客ごとに必要な回答と送付の記録、届いた回答を読んで確認した結果を入力し、確認に使う回答を指定すると、受領・承認・指定した回答のうち、何がまだそろっていないかを確認できます。 「受領の連絡は済んでいるけれど、承認の回答は待っている」。そこを分けて見られるんだ。 ただ、回答が足りないと分かっても、すぐ顧客に催促していいかは迷うところ。 条件付きの返事が届いていて、社内の判断を待っていることもあるよね。 この表では、不足している内容と、あなたが登録した次の確認先を一緒に見られます。 「この件は、先に社内の責任者に相談しよう」と、回答原本と要求内容を添えて話を持っていける。 顧客へ追加の回答をお願いするときも、何について返事が欲しいのかを伝えられます。 次の連絡は、「お返事をお願いします」から「この変更について、こちらの回答をお願いします」へ。 相手が「どの返事のことだろう」と首をかしげる前に、話の続きを始めよう。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 ramaya08010801@gmail.com