【GAS】Gmailを自動で仕分け、返事が要る分だけ毎朝1通にまとめる仕組み
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毎朝7時台、こんなメールが自分のGmailに届くようになります。 Google Apps Script(GAS)で動きます。 件名: 【要対応】未読 3件(10月20日) 1. 山田商店 件名: 10月分のお見積りについて 2. 佐藤 花子 件名: 体験レッスンの申し込み 3. みなと工務店 件名: Re: ご請求の件 本文には、差出人・件名・届いた日時・本文の冒頭1行と、そのメールを開くための場所が並びます。読んで既読にすれば、次の朝のまとめから消えます。「要対応」が0件の朝は届きません。 受信トレイには、広告・自動の通知・買い物の控え・請求書・お客さんからの問い合わせが、同じ顔で並びます。その中から「返事が要るもの」を毎朝探す作業を、Googleの無料の機能(Google Apps Script)に任せる仕組みです。 ■ 働きは2つ ・1時間ごとに、届いたメールへ自動でラベル(分類の名前)をつけます。消したり、受信トレイから動かしたりはしません ・毎朝1回、「要対応」のラベルがついた未読メールだけを1通にまとめます 仕分けのルールは、プログラムではなくスプレッドシートの表に書きます。1行が1つのルールです。 キーワード(差出人・件名)→ ラベル名 → 要対応(はい/いいえ) 請求書、ご請求 → 請求書 → はい 領収書、ご注文、発送 → 買い物 → いいえ 表を書きかえれば、次の仕分けから反映されます。保存の操作も要りません。 ■ ダウンロードできるもの 手順書(PDF・35ページ。印刷して横に置けます)。付録にプログラムの全文が入っています。画面で開いてコピーして使います。 ご自分のGoogleアカウントに6つのSTEPで組み立てます。表を作り、プログラムを貼り付け、ボタンを押し、許可を出す。テストのメールが届けば完成です。作業は30分ほどと見ています。 ■ 変えられること ・仕分けのルール(表に行を足すだけ。何行でも) ・まとめが届く時間帯(はじめは朝7時台) ・まとめに載せる件数の上限 ・別のメールアドレスに届ける ・付録:ルールに当たらなかったメールを、GoogleのAI(Gemini)に判断させる(無料の鍵が要ります。入れなくても本体は動きます) ■ 向いている方 ・Gmailに毎日たくさんのメールが届き、返事が要るものを探すのに時間がかかる方 ・問い合わせの見落としを減らしたい、個人事業主・教室・小さな店の方 ・Gmailは使っているが、プログラムは書いたことがない方 ■ 向いていない方 ・パソコンが無く、スマートフォンだけで作業したい方 ・Gmail以外のメール(OutlookやiCloudなど)だけを使っている方 ・メールの返事そのものを自動で書かせたい方(仕分けとまとめだけの商品です) ■ 正直にお伝えしておくこと ・仕分けるのは、キーワードが差出人か件名に入っているメールだけです。本文の中は見ません。はじめの数日は、まとめを見ながら表の行を足していくと、だんだん合ってきます ・許可の画面に「メールの閲覧、作成、送信、完全な削除」と出ます。Googleのメールの部品は、ラベルをつけるだけでもこの大きなくくりの許可を求める作りです。プログラムがするのは「読んでラベルをつける」「まとめをあなたに送る」の2つだけで、消す・ほかの人に送る働きは入っていません。全文を手順書で確かめられます ・個別のご質問はお受けしていません。設定の代行をご希望の方は、ショップのメッセージからご相談ください。つまずきやすい所と直し方は、手順書に15の場面に分けてまとめました ・ほかに料金はかかりません ・Googleの仕様変更で、将来動かなくなることがあります ・ダウンロード商品のため、購入後の返品・返金はお受けできません ■ 作った人について 沖縄県読谷村で、2010年から一人で仕事をしています。自分のGmailでもこの仕組みを動かしています。同じ型の手順書で「フォームの自動返信と集計」「在庫と期限の見張り」も並べています。
