【GAS】スプレッドシートの在庫管理・期限を見張り、切れる前にメールで知らせる仕組み
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スプレッドシートに書いた在庫と期限を、毎朝1回プログラムが見て、足りないもの・近いものだけを1通のメールで知らせます。 Google Apps Script(GAS)で動きます。 件名: 【在庫・期限】在庫 2件・期限 1件(10月24日) ■ 在庫が少ない(最低在庫 以下) ・単3電池:在庫切れ(数量 0、最低 10) ・コピー用紙:数量 2、最低 5 ■ 期限が近い(7日以内)・期限切れ ・牛乳:2026年10月26日(あと2日) 表を毎日見に行かなくても、切れる前に気づけます。Googleの無料の機能(Google Apps Script)で動きます。 ■ 働きは3つ ・毎朝、表を見る。数量が「最低在庫」以下の品と、期限が近い・過ぎた品を拾う ・1通にまとめて知らせる。知らせるものが無い朝は送らない ・同じ品をくり返し知らせない。補充や更新で状態が変わるまで(または7日ごと) 見張る表・列の名前・何日前から知らせるか・通知先・時刻は、表「設定」に書くだけ。数量や期限の形が違う行は飛ばして、行番号と理由を日本語で知らせます。 ■ 使い道 店の消耗品や商品の在庫/食品・薬の期限/契約・免許・車検の更新日/サブスクの更新日/ネット販売の発注点 ■ ダウンロードできるもの 手順書(PDF・37ページ)。付録にプログラムの全文が入っています。 ご自分のGoogleアカウントに6つのSTEPで組み立てます。表が無くても見本の表が自動で作られ、そのまま試せます。作業は30分ほどと見ています。 ■ 変えられること ・見張る表と列の名前(今お使いの表をそのまま使えます) ・何日前から「期限が近い」とするか ・通知先のアドレス(複数も可)と、届く時刻 ・再通知までの日数 ■ 向いている方 ・Googleスプレッドシートで在庫や期限を管理している(これからする)小さな店・個人事業主・ご家庭の方 ・「気づいたら切れていた」をなくしたい方 ・スプレッドシートは使っているが、プログラムは書いたことがない方 ■ 向いていない方 ・パソコンが無く、スマートフォンだけで作業したい方 ・Excelや紙のまま変えたくない方 ・在庫の数を自動で数えてほしい方(数はご自分で表に書きます) ■ 正直にお伝えしておくこと ・許可の画面に「スプレッドシートの表示、編集、作成、削除」「ユーザーとしてメールを送信」と出ます。Googleの決まりで、プログラムが触るのは指定した表1つと送信だけです。あなたのメールを読む許可は求めません。全文を手順書で確かめられます ・個別のご質問はお受けしていません。設定の代行をご希望の方は、ショップのメッセージからご相談ください。つまずきやすい所と直し方は、手順書に20の場面に分けてまとめました ・ほかに料金はかかりません ・Googleの仕様変更で、将来動かなくなることがあります ・ダウンロード商品のため、購入後の返品・返金はお受けできません ■ 作った人について 沖縄県読谷村で、2010年から一人で仕事をしています。同じ型の手順書で「Gmailの仕分けと朝のまとめ」「フォームの自動返信と集計」も並べています。
