【GAS】Googleフォームの申込を日程・枠の定員で自動管理|満席で選択肢を消す・キャンセル待ち
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Googleフォームの申込を、日程・枠ごとの定員で自動管理します。Google Apps Script(GAS)で動きます。Googleフォームの標準機能で止められるのは、フォーム全体の回答数と終了の日時だけです。日程ごとの定員の見張りを、この仕組みが代わります。 第1回 12/5(土) 10:00 定員6 申込6 残り0 満席 第2回 12/12(土) 10:00 定員6 申込4 残り2 受付中 満席の回は、フォームの選択肢から自動で消えます。全部埋まると、受付が閉じます。 ■ 働きは6つ ・申込が届くたびに枠ごとに数え、申込数・残り・状態を表に書く ・定員に達した枠の選択肢を、フォームから自動で消す(ラジオボタン・プルダウン・チェックボックス) ・全部の枠が満席になると、受付を閉じて「定員に達しました」の文を出す ・キャンセルを表に書くと、消えた選択肢を元の場所に戻し、閉じたフォームも開き直す ・満席のあとに届いた申込は「キャンセル待ち」の印を付ける。待ちの人がいる間は選択肢を戻さず、あなたに知らせる ・締め切り日時が来ると受付を閉じる 申込した人には、「受付」か「キャンセル待ち」かが件名で分かる短いメールが届きます(止められます)。 ■ 使い道 料理教室や習い事の月ごとの回/無料体験会の午前・午後/個別相談の時間枠/イベントの回ごとの席 ■ ダウンロードできるもの 手順書(PDF・57ページ)。付録にプログラムの全文が入っています。 ご自分のGoogleアカウントに6つのSTEPで組み立てます。作業は30分ほどと見ています。 ■ 変えられること ・満席の選択肢を「消す」か「【満席】の印を付けて残す(選ぶとキャンセル待ち)」か ・満席と締め切りのときに出す文 ・締め切り日時 ・1回の申込で2人分などを数える人数の質問 ・メールの件名、差出人の名前、自動返信の有無 ・満席や空きのおしらせ先 ■ 向いている方 ・教室・サロン・体験会・セミナーを、Googleフォームで受け付けている方 ・日程やコースごとに定員がある方 ・満席のあとの申込に、お断りの連絡をしている方 ・プログラムは書いたことがない方 ■ 向いていない方 ・パソコンが無く、スマートフォンだけで作業したい方 ・日程とコースの掛け合わせごとに定員を分けたい方(1つの質問にまとめれば使えます) ・入金の確認まで自動にしたい方 ・回が1つで、全体の人数だけ止めたい方(Googleフォームの標準機能で足ります) ■ 正直にお伝えしておくこと ・Googleの決まりで、選択肢を灰色にして選べなくすることはできません。「消す」か「印を付けて残す」かを選びます ・申込が届いてから選択肢が消えるまで、10〜20秒かかります。その間に重なった申込はキャンセル待ちになります。作者の確認では、同じ秒に届いた2件で定員を超えませんでした ・定員を見られる質問は、1つのフォームに1つです ・繰り上げの連絡は自動では送りません。ご自身で連絡し、表の状態を変えます ・設定のあと、自動の動きが効き始めるまで10分ほどかかることがあります ・許可の画面に「すべてのスプレッドシートの表示、編集、作成、削除」「フォームの表示と管理」と出ます。Googleの部品の決まりで、このくくりでしか許可を求められません。実際に開くのは、この表とつながったフォームだけです。消す処理はありません。全文を手順書で確かめられます ・メールは無料のアカウントで1日およそ100通までです ・個別のご質問はお受けしていません。設定の代行をご希望の方は、ショップのメッセージからご相談ください。つまずきやすい所と直し方は、手順書に38の場面に分けてまとめました ・ほかに料金はかかりません ・Googleの仕様変更で、将来動かなくなることがあります ・ダウンロード商品のため、購入後の返品・返金はお受けできません ■ 作った人について 沖縄県読谷村で、2010年から一人で仕事をしています。同じ型の手順書で「Gmail領収書 経費表」「宛名ラベル差し込み印刷」「シフト表カレンダー」「差し込みメール」「フォームからPDF発行」「フォームの自動返信と集計」「Gmailの仕分けと朝のまとめ」「在庫と期限の見張り」「請求書の期限おしらせ」も並べています。
